Maliyet Azaltma Ne Zaman Değer Yaratmayı Bırakıp Misafir Deneyimine Zarar Vermeye Başlar?

Mutfak direktörü Cristian Marino, Maldivler’de beyaz şef ceketiyle dışarıda.

Maliyet kontrolü bir otelcilik işletmesini korur. Ancak tasarruf kaliteyi, güveni ve misafire verilen sözü zayıflatmaya başladığında hesap değişmiştir.

Bir maliyet hedefi mutfağa genellikle bir sayı olarak ulaşır. Yiyecek maliyeti düşürülmeli, iş gücü maliyeti kontrol edilmeli, ürün seçkisi sadeleştirilmeli ve satın alma ekibi daha uygun fiyatlar bulmalı.

Bunda mantıksız olan hiçbir şey yoktur.

Finansal disiplin işletmeyi, yatırımı ve doğru yönetildiğinde misafir deneyiminin kendisini korur. İşletme sahipleri finansal risk taşır. Genel müdürler ticari baskıyla operasyonel gerçeklik arasında denge kurmak zorundadır. Organizasyona göre mutfak direktörü, gastronomi direktörü veya mutfak şefi yalnızca yemekten değil; verimlilik, satın alma, personel planlaması, atık ve kaynakların etkili kullanımından da sorumludur.

Maliyet kontrolü liderliğin parçasıdır. Asıl soru maliyetlerin azaltılıp azaltılamayacağı değil; neyi çıkardığımız, bunun hangi sonucu yaratacağı ve tasarrufun operasyonu güçlendirip güçlendirmediği ya da deneyimin niteliğini düşürüp düşürmediğidir.

Bağımsız restoranlardan şehir ve kongre otellerine, yolcu gemilerinden tatil köylerine kadar aynı örüntüyü gördüm: en zarar verici kesintiler tek başına nadiren dramatik görünür. Birkaç küçük taviz aynı anda misafire ulaştığında görünür hale gelirler.

İşletme sahibinin bakış açısı meşrudur

Bir işletme sahibinin maliyetleri sorgulamaya her hakkı vardır.

Malzeme fiyatları değişir. İş gücü, enerji, lojistik ve bakım otelcilik operasyonları üzerinde sürekli baskı yaratır. Bağımsız bir restoran, şehir oteli, kongre oteli, tatil köyü veya büyük ölçekli toplu yemek ve ziyafet operasyonunda çok sayıda misafire, servise veya etkinliğe yayılarak tekrar eden küçük bir verimsizlik önemli bir finansal soruna dönüşebilir.

Mutfak direktörü her tasarruf talebini kaliteye veya profesyonel otoriteye saldırı olarak yorumlamamalıdır.

İlk sorumluluk hedefi anlamaktır.

İşletme geçici bir baskıya mı yanıt veriyor, yoksa yapısal bir sorunu mu düzeltiyor? Yiyecek maliyeti mutfak standardı iddialı olduğu için mi yüksek, yoksa satın alma, üretim ve hesap verebilirlik zayıf olduğu için mi? İş gücü gerçekten fazla mı, yoksa ekip yanlış mı görevlendiriliyor?

Bu durumlar farklı yanıtlar gerektirir.

Bir şef bütçeyi savunmadan önce onu açıklayabilmelidir. Bir kesintiyi reddetmeden önce maliyetin tam olarak nereden geldiğini ve önerilen değişikliğin neyi etkileyeceğini anlamalıdır.

İşletme sahibinin bakış açısına saygı göstermek otomatik olarak kabul etmek değildir. Finansal endişeyi ciddiye almak ve kanıtla yanıt vermektir.

Değeri değil, önce verimsizliği çıkarın

Misafir deneyimine dokunmadan önce neredeyse her zaman operasyonu iyileştirecek alan vardır.

Atık daha doğru ölçülebilir. Fazla üretim azaltılabilir. Ürün verimleri, tarifler ve porsiyon standartları kontrol edilebilir. Satın alma şartnameleri ve tedarikçi anlaşmaları gözden geçirilebilir. Stok rotasyonu geliştirilebilir.

Menüler çoğu zaman gereksiz tekrar içerir. Birkaç yemek, misafire anlamlı bir çeşitlilik yaratmadan farklı malzemeler gerektirebilir. Talep değişmiş olsa bile bazı ürünler yalnızca her zaman satın alındıkları için sistemde kalır.

Üretim doluluk, misafir profili veya gerçek tüketim yerine alışkanlığa göre devam edebilir. Satın alma, depolar ve mutfaklar arasındaki zayıf iletişim, ürün tabağa ulaşmadan önce maliyet yaratabilir.

Aynı prensip iş gücü için de geçerlidir. Cevap her zaman daha az insan değildir. Bazen daha iyi vardiya planlaması, daha açık sorumluluklar, daha güçlü hazırlık, daha iyi eğitim veya en yoğun dönemlerde daha akıllı görevlendirme gerekir.

Bunlar değerlidir, çünkü misafirin, restoran müşterisinin veya müşterinin işletmeyi seçme nedenini çıkarmadan israfı ortadan kaldırırlar.

Kaliteyi koruyan bir şef aynı zamanda zayıf sistemleri, gereksiz karmaşıklığı ve kötü kontrolü sorgulamalıdır.

Kalite verimsizliğin bahanesi haline gelemez.

En iyi tasarruflar genellikle misafirin hiç fark etmediği tasarruflardır.

Misafirin azaltmayı hissetmeye başladığı nokta

Her operasyonun bir eşiği vardır. O noktadan önce maliyet azaltma disiplin ve dayanıklılık yaratabilir. Ötesinde aynı çalışma ürünün, hizmetin ve misafirin yaşadığı atmosferin kendisini değiştirmeye başlar.

Bu eşik, satın alma şartnamesi önemli bir malzeme artık aynı lezzet veya tutarlılığı vermeyecek kadar düşürüldüğünde aşılabilir.

Personel sayısı aşırı azaltıldığında da bu eşik aşılabilir: restoran servisi yavaşlar, oda servisinde tutarlılık kaybolur, kahve molalarında veya açık büfede yiyeceklerin yenilenmesi gecikir. Ziyafetlerin yürütülmesi ve misafir önünde pişirme istasyonları aksar; ekip servisi yönetmek yerine sürekli sorunlara yetişmeye çalışır.

Hazırlık süresi kısaltıldığında, eğitim kaldırıldığında veya misafirlerin gerçekten değer verdiği unsurlar anlaşılmadan seçki azaltıldığında da olabilir.

Daha önce de yazdığım gibi, başarılı bir tatil köyü açık büfesinin temeli servis başlamadan önce atılır. Aynı prensip à la carte restoran, şehir oteli kahvaltısı, konferans kahve molası, ziyafet veya başka herhangi bir otelcilik operasyonu için geçerlidir. Hazırlık, personel planlaması veya ürün kalitesi zayıflatıldığında sonuçlar sonunda servis sırasında görünür hale gelir.

Hesap tablosu üzerinde her azaltma küçük görünebilir.

Operasyon içinde birkaç küçük azaltma birikerek misafirin başlangıçta vaat edilenden farklı bir restoran, otel veya tatil köyü deneyimlemesine neden olabilir.

Bu noktada maliyet azaltma artık yalnızca finansal bir çalışma değildir. Konumlandırma, standartlar ve güven hakkında bir karara dönüşmüştür.

Misafirler ve müşteriler her deneyimi bir öncekiyle karşılaştırır

Misafirler, restoran müşterileri ve etkinlik müşterileri bir tedarikçinin değiştiğini bilmiyor olabilir. Personel yapısını anlamayabilir veya belirli bir malzemenin değiştirildiğini fark etmeyebilir.

Tanıdık bir yemeğin artık aynı lezzeti vermediğini, restoran veya oda servisinin yavaşladığını, kahve molası veya ziyafetin daha az özenli hissettirdiğini, açık büfedeki yiyeceklerin yenilenmesinin daha uzun sürdüğünü veya ekibin görünür biçimde baskı altında çalıştığını fark ederler.

Tekrar gelen misafirler, düzenli restoran müşterileri, kurumsal müşteriler ve etkinlik organizatörleri daha da fazlasını fark eder.

Deneyimi yalnızca bir reklamla veya başka işletmeyle karşılaştırmazlar. Kendi restoran, otel, etkinlik mekânı veya önceki etkinlik hafızalarıyla karşılaştırırlar.

Geri dönen bir misafir belirli bir kahvaltı, restoran, temalı akşam yemeği veya hizmet tarzıyla güçlü bağ kurmuş olabilir. Düzenli restoran müşterisi imza yemeği ve tanıdık otelcilik için geri dönebilir. Kurumsal müşteri veya etkinlik organizatörü önceki toplantı veya ziyafette sunulan tutarlılığı bekleyebilir. İçeride küçük bir ayarlama gibi görünen şey sadakati yaratan bir unsurun kaybı gibi hissedilebilir.

Zarar her zaman resmî şikâyet olarak gelmez.

Bazı misafirler yalnızca daha seyrek gelir, tesisi daha az güvenle tavsiye eder veya başka yere bakmaya başlar.

Yiyecek maliyeti yüzdesi iyileşirken işletmenin bütünü zayıflayabilir.

Bu nedenle bir tasarrufun değeri yalnızca maliyet satırından neyin kaybolduğuyla ölçülemez. Misafir ilişkisinden neyin kaybolabileceğini de hesaba katmalıdır.

Kararı kanıtla sorgulayın

Önerilen bir azaltma profesyonel eşiği aşma riski taşıdığında, mutfak direktörü, gastronomi direktörü veya mutfak şefi olarak üst düzey mutfak yöneticisi bunu söylemekle sorumludur.

Duygusal veya savunmacı biçimde değil. Konuşma gerçeklerle başlamalıdır.

Maliyet artışını ne yaratıyor? Hangi ürünler, yiyecek içecek birimleri veya üretim alışkanlıkları baskı oluşturuyor? Atık kayıtları, satış dağılımı ve tüketim örüntüleri ne gösteriyor? Misafirler, restoran müşterileri ve etkinlik müşterileri için hangi unsurlar en önemli? Belirli bir kaynak çıkarılırsa hangi operasyonel sonuç ortaya çıkacak? Önerilen tasarruf yiyecek ve iş gücü maliyetleri kadar servis süreleri, atık, misafir geri bildirimi, şikâyetler, müşterilerin yeniden gelişi ve etkinlik rezervasyonlarının tekrarlanması açısından da test edilmelidir.

Şef ardından alternatifler sunmalıdır.

Malzeme kalitesi düşürülmeden karmaşıklık azaltılabilir. Düşük değerli bir unsur kaldırılırken ayırt edici bir unsur korunabilir. Satın alma konsolide edilebilir. Değişiklik tüm operasyona uygulanmadan önce tek yiyecek içecek biriminde test edilebilir. Daha iyi talep tahmini, porsiyon kontrolü veya tedarikçiyle pazarlık hedefe daha az etkiyle ulaşabilir.

Profesyonel bir anlaşmazlık “hayır” ile bitmemelidir. Başka bir yol sunmalıdır.

Amaç işletme sahibinin pozisyonunu yenmek değildir. İşletmenin finansal hedefe daha sonra daha büyük operasyonel veya itibara ilişkin maliyet yaratmadan ulaşmasına yardımcı olmaktır.

Şef ne zaman profesyonel sınırını açıkça belirtmeli?

Akıllı verimliliklerin zaten araştırıldığı ve önerilen azaltmanın hâlâ standardı tehlikeye attığı anlar vardır.

Bu noktada şef açık olmalıdır.

Finansal hedefi anlıyor ve işletmeyi koruma gereğini destekliyorum. Ancak operasyonel kanıtlara göre bu özel azaltmanın misafire vaat edilen standardı zayıflatma ihtimali yüksek. İlerlemeden önce bu alternatifleri değerlendirmemizi ve önce etkilerini ölçmemizi öneriyorum.

Bu kibir değildir. Hesap verebilirliktir.

Üst düzey mutfak yöneticisi operasyonun arkasına profesyonel sorumluluğunu koyar. Bu sorumluluk, öngörülebilir sonuçları şikâyet, itibar kaybı veya güven kaybına dönüşmeden önce tanımlamayı da içerir.

Sınır kişisel imajı veya egoyu korumak için çizilmemelidir. Sessiz kalmanın, operasyonel kanıtlar aksini gösterdiği halde mevcut kalitenin korunabileceğini ima edeceği noktada çizilmelidir.

Nihai karar yine işletme sahibine veya üst yönetime ait olabilir.

Şefin görevi, kararın sonuçları açıkça anlaşılarak alınmasını sağlamaktır.

Son düşünce

İşletme sahibinin sorumluluğu işletmeyi finansal riskten korumaktır.

Genel müdür ticari öncelikleri operasyonel gerçeklikle birleştirir. Yapıya göre mutfak direktörü, gastronomi direktörü veya mutfak şefi gerekli finansal disiplini sağlarken mutfak operasyonunu aşınmadan korur.

Bunlar birbirine karşıt roller değildir.

En güçlü kararlar finansal disiplini, operasyonel gerçekliği ve misafir beklentilerini aynı çizgide buluşturur.

Neredeyse her zaman çıkarılabilecek atık, sorgulanabilecek karmaşıklık ve iyileştirilebilecek sistemler vardır.

Ama tasarrufun artık değer yaratmadığı bir eşik de vardır.

İyi bir tasarruf israfı ortadan kaldırır.

Zarar veren tasarruf ise misafirin, restoran müşterisinin veya müşterinin işletmeyi seçme nedeninin bir bölümünü ortadan kaldırır.

Bu noktadan sonra işletme maliyet azaltmıyordur. Zararı erteliyordur.

Journal’dan diğer okumalar

Bu yazının Türkçe edisyonu yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır. İngilizce özgün metin · Editoryal yöntem ve yapay zekâ kullanımı